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电子邮件抄送是什么意思(工作邮件,你写对了吗?)

100人浏览   2024-12-16 10:03:43

互联网时代,让我们在工作时可以选择电话、各种实时沟通软件作为交流工具,但是在职场中,电子邮件依旧是最重要的方式之一。但一些职场新人,甚至一些职场老鸟,由于平时并不太注重收发工作邮件的技巧和规则,导致工作延误、合作失败、甚至造成不必要的麻烦。

那么,到底什么才是好的职场E-mail?


一、为何要写工作邮件

我们先来看看电子邮件有哪些作用。

1、作为资料库

我们工作中写过的工作计划、方案、总结等这些资料,可能会因为没有及时归档归类而很难查找,也可能会因为电脑突然罢工而丢失,但是只要这些文件通过电子邮件发过,它们就会好好的呆在邮件系统中,随时可以找到。

长期的邮件积累和归档保存,相当于你的工作经验的积累。

2、作为证据库

很多人可能不太理解这个用途。其实,在我们工作中,难免会出现各种分歧,甚至纠纷。比如,公司发布各种通知是否全员都已经收到?有没有异议?工作报告是否已经准确的发给相关领导?这些电子邮件记录,都能准确记录你的工作情况。在职场中保护自己的最好方式就是凡事都有文字记录,白纸黑字,并且有相关人员的确认。

3、作为最正式的沟通方式

用公司邮箱沟通,不论是对内还是对外,在某种程度上会显得你对这次沟通的重视程度,也能引起对方对此次内容的关注。在职场中,任何事情用电子邮件来沟通的时候,说明这个事情比较重要。同时,写好一封电子邮件,会让人觉得你办事有条理、有逻辑。

二、工作邮件的结构

一封完整的电子邮件包含以下几个部分:1、收、发件人2、主题3、正文4、结尾签名档和5、附件。


1、收件人、抄送人、密送

如果你准备写一封邮件,最开始就是要填写收件人、抄送人、密送。简单说一下:

收件人(To):是指需要对邮件予以回复的人

抄送(CC): 是指只需知道邮件中所提及的事,他可以不予以响应,但可以给予建议或补充相关信息

密送(BCC):是指其他收件人不知道发件人发给了密送的人,这个功能建议慎用。比如,你本不想让其他收件人知道你发给了密送的人,但密送收件人却回复了所有人,这就尴尬了。

收件人,抄送人,发之前一定要想清楚。一般地,给其他部门员工发邮件最好抄送自己的领导和对方的领导,万一有什么问题领导可以帮你一起解决。不抄送给领导的话,出了问题就只能自己扛了。

收件人、抄送人的位置也最好按照职位的高低从大到小。

2、主题

在主题中用<请回复>、<请协助>或者<请审核>等字眼一目了然的概括你希望收件人所给予的响应,然后用关键信息说出邮件的主要内容,比如“<请解决>2020年5月29日人力资源部会议提出的问题”这样的标题,可以带给收件人更多的有效信息。

3、正文

称呼与问候,礼貌性称呼是商务邮件不可或缺的内容。开头一定要说“XX:您好!”,如果不熟悉或者在对外邮件中,可以称呼别人的职称,例如“刘经理:您好!”。切忌:不熟悉的人不要叫人家的昵称,如果是三个字的名字尽量不要叫全称。(通常称呼全称时都有些敌意。)

3.1 正文首先要尽量简短,多用短句;

3.2 全文要通顺,避免出现歧义,可以用图表等表示;

3.3 文章语气客观,不带主观色彩,少用或者不用感叹号;

3.4 一次把问题说清楚;

3.5. 重要信息可以用字体加粗或变换一个颜色。

4、结尾

结尾的时候记得加几句祝福的话显得非常周到。签名档是你联系方式展现的地方,所以这里要清晰地列出你所在的公司、部门、职位、联系方式。但是信息一定不要太多,有一些不太重要的信息就不要放进来了。

5、附件

附件可不是可以随便加的哦~

首先如果有附件,正文里要有提示,并且有一定的说明。尽量不要同特殊格式,而是要用对方能够收到后就可以打开的。如果要下载一堆软件才能打开,给人的感受不好。

附件要修改成一个明显的名字。我收到过很多人发的简历,附件名字就叫简历,但对于我来说这样就很不方便,本可以直接下载保存,但我在下载的时候,得修改你的附件名字,也可能在执行中会出现问题。所以如果是简历附件,可以写成“xxx应聘xx岗位的简历”。

如果附件过大,可以使用网盘,告诉对方网盘地址,密码,让对方下载。

记住:附件一定不要给收件人增添麻烦哦!

三、慎写邮件

邮件的重要性大家知道了,但并不是所有情况下都适合发送邮件。

1、当自己处于激烈的负面情绪或者一时冲动时,千万不要发邮件。白纸黑字的邮件,任何一个小错误都有可能被固定化和扩大化,可能成为别人的把柄。所以,就算跑去跟对方大吵一架,也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。

2、话题复杂,需要多方深入解释、讨论或争议的内容。针对有争议,要讨论的内容,最好是先讨论过后,有了一个定论再发邮件,否则只会是来来回回的邮件争吵,公说公有理婆说婆有理。

3、需要保密的内容或沟通较为敏感的话题。

4、需要对方立刻反馈的内容,不太适合用邮件进行沟通。邮件时效上有一定的延迟,对方有可能因为各种原因不能及时反馈。此时,采用电话可能会更快捷。或者是在电话沟通后再邮件确认。